یادآوری این نکته ضروری است که صرفا نصب و استفاده از نرم افزارهای سی ار ام بدون دانش کافی، نه تنها باعث سودآوری بیشتر نشده بلکه هزینه و زحمت مازادی به شرکت شما تحمیل می کند؛ بنابراین برای رسیدن هدف مذکور باید فرایندهای سازمانی خود که درحوزه عملکرد سی ار ام است (فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش) را بهبود بخشیده و کاربران را برای کار با نرم افزار آماده کنید. سپس با انتخاب نرم افزارر مناسب و بررسی روند داده ها (داده کاوی) نیاز مشتریان خود را به درستی مرتفع نموده و با جلب رضایت آنها و مدیریت وظایف سازمان شاهد افزایش سود خود باشید.

این امر تنها با تهیه لیست نیازمندی ها(rfp) امکان پذیر است. پس از تهیه این مستند و ارائه آن به شرکت های نرم افزاری ومشاهده دموی شرکت های کاندید، می توان بهترین انتخاب را انجام داد.

در واقع نرم افزار های سی ار ام نسل پیشرفته دفترچه تلفن ها هستند. قابلیت یکپارچه سازی، اتوماسیون، گزارش گیری و… تفاوت های کلان و شگفت انگیز دفترچه تلفن با نرم افزارهای کنونی است.

همانگونه که واحدهای مختلف سازمانی مانند حسابداری، فروش، منابع انسانی و… نیاز به افرادی کارشناس، جهت پیشبرد کارها و پیگیری امور دارند سیستم های سی ار ام نیز برای به ثمر نشستن نیاز به افراد متخصص در این زمینه دارند تا مراحل قبل استقرار، حین اجرا و فعالیت های مربوط به نگهداری سیستم را بر عهده گیرد.

این هزینه ها به دو بخش تقسیم می شوند:1- پنهان 2- معمولی

1-هزینه های پنهان شامل مواردی هستند که در نگاه اول ممکن است  دیده نشود اما در طول پروژه با آنها مواجه شویم. برای مثال هزنیه سرور جهت نصب نرم افزار، هزینه یکپارچگی کانال های ارتباطی با نرم افزار سی ار ام  مانند وویپ،فکس، تلگرام و… هزنیه های آی تی و نگهداری سرور و شبکه سازی.

2- هزینه های معمولی انهایی هستند که ملموس بوده و اصولا شناخته شده اند. مانند نیروی انسانی، خرید و نصب و آموزش نرم افزار، مشاهده و..

دغدغه اکثر افرادی که میخواهند به سمت استقرار این سیستم قدم بردارند، نحوه انجام این امر می باشد. چرا که ممکن است شکست برخی شرکت ها در این مسیر را دیده و یا شنیده باشند. در حقیقت انجام این کار نیازمند برنامه ریزی و مشاوره است تا بتوان بستری مناسب برای استقرار تهیه کرده و سپس اجرای سیستم جدید آغاز گردد و پس از آن موارد مراقبتی لازم انجام شود تا چشم اندازهایی که در فازهای اولیه تعیین شده محقق شود. اگر هریک از مراحل سه گانه به درستی انجام نشود، منجر به شکست پروژه خواهد شد.

پاسخ این سوال این است که هر شرکتی که در بازار فعلی فعالیت می کند تا به اکنون تا حدودی از دانش سی ار ام بهره گرفته است. چراکه بدون این دانش شرکت به زودی از دور رقابت خارج خواهد شد. اما میزان نیاز به دریای بی حد این دانش بستگی به بازرا کار شرکت ها دارد، به همین علت در مراحل اولیه استقرار سیستم ارتباط با مشتری باید شناخت بازار انجام پذیرد. بنابراین سیستم های سی ار ام می توانند در شرکت های کوچک نوپا تا شرکت های بزرگ با چندین هزار پرسنل استقرار یابند.

طبق تجربیات بدست آمده در پروژه های استقرار حجم زیادی از مشکلات مربوط به یکپارچه سازی نرم افزار های موجود در سازمان و نرم افزار سی ار ام است؛ چرا که اغلب به علت دشوار بودن این امر و بالا بودن ریسک انجام آن و هزینه های زیاد، مجبور به دوباره کاری و کار به صورت جزیره ای می شوند. از مشکلات دیگر می توان به مقاومت کارشناسان فروش برای پذیرش سیستم جدید و  ورود اطلاعات به نرم افزار اشاره کرد که  راه حل آن ارتقاء سطح نرم افزاری و دانشی آنها و در نظر گرفتن پاداش های مادی و معنوی در این خصوص است .مشکل دیگری که بیشتر د رنوع نرم افزارهای آماده به چشم می خورد، محدودیت هایی است که به علت قابلیت تغییر کم در آنها در سازمان ها ایجاد میشود. و همچنین بحث امنیت در شبکه و سرور ها در نمر افزارهای on- permiseاز دیگر مشکلات پیش روست.

به کمک سی ار ام می توان مراحل فروش را از سرنخ تا مشتری مدیریت کرد. برخی از موارد عبارت اند از:
• مشاهده و مدیریت فعالیت های انجام شده در خصوصو مشتریان و ارتباطات با آنها؛
• استفاده از گزارش ها برای پیش بینی فروش، اندازه گیری فعالیت های تجاری، شناسایی روند؛
• تایید صلاحیت سرنخ ها و پیگیری خواسته های آنها
• یکپارچه سازی اطلاعات مشتریان
• دسترسی به اطلاعات، به روز رسانی و به اشتراک گذاری اطلاعات بین تیم ها و واحدهای مختلف درون سازمانی.