کتاب تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها اصول ترسیم فرآیند ها

دکتر مهرداد حسینی شکیب زاده تابستان 1346 در تهران و دانش‌ آموخته دانشگاه تهران و دانشگاه آزاد اسلامی است. کار اجرایی را از سال 1369 در صنایع دفاعی و تدریس در دانشگاه‌ها را از سال 1375 آغاز کرده  و در سال 1386 به عضویت هیئت علمی دانشکده مدیریت و حسابداری دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرج در آمده است. در این سال‌ها به عنوان مدرس و مشاور مدیریت استراتژیک و تفکر سیستمی با بخش خصوصی و دولتی همکاری کرده است. از ایشان تاکنون دو کتاب و نزدیک به 70 مقاله منتشر شده است.

چرا این کتاب را برای ترجمه انتخاب کردیم و چرا خواندن آن را به شما توصیه می‌کنیم؟ برای پاسخ به این سوال‌ها لازم است در ابتدا به چند موضوع اشاره کنیم. اولین موضوع فرایند است. کلمه‌ای که آن را به کرات شنیده‌ایم. درونمایه فعالیت‌های هر سازمانی متشکل از فرایندهاست. دستیابی به ماموریت، چشم‌انداز و استراتژی‌ها و اگر واضح‌تر بخواهیم بگوییم تحقق اهداف بدون شناخت و بهبود فرایند‌ها امکان‌پذیر نیست.

فرایند در ساده‌ترین تعریف خود مراحلی از اقدامات یا گردش کارهاست که منجر به یک نتیجه می‌شود. سازماندهی و شناسایی فرایندها مکمل هم هستند، یکی تقسیم کار می کند و دیگری چگونگی گردش‌ کارها را تعریف می‌کند. فرایندهای کسب و کار نحوه تکمیل فعالیت‌های اصلی که منجر به رضایت مشتری و سود می‌شوند را تعیین می‌کنند. شناخت سازمان بدون آگهی از فرایندهای آن امکان‌پذیر نیست.

دومین موضوع، ترسیم و نقشه‌برداری است. شناسایی فرایندها نیاز به نقشه دارد. نیاز به ترسیم دارد. در این کتاب با سفر بهبود آشنا می‌شویم و برای راهی این سفر شدن نیاز به نقشه داریم، نقشه‌ای که فرایندها و مشکلات آنها را برای طراحی مجدد یا بهبود به ما نشان دهد. فرایندهای ترسیم نشده، فاقد امکان ارزیابی و اندازه‌گیری هستند. باید بدانیم چه ابزارهایی برای ترسیم وجود دارد و هر کدام چه سطحی از جزئیات یا ارتباطات را نشان می‌دهند.

موضوع سوم بهبود یا طراحی مجدد است. رویکرد‌هایی مثل مهندسی مجدد، کارت امتیازی متوازن و شش سیگما، همگی یک نقطه مشترک اصلی دارند و آن شناخت فرایندها است. هیچ سفر بهبودی بدون ترسیم فرایند و داشتن نقشه آن آغاز نمی‌شود. تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روش‌ها هم به فرایندها تمرکز دارد.

این کتاب را به این دلیل ترجمه کردیم که به این سه موضوع می‌پردازد و به شکل ساده و کاربردی نحوه شناسایی و کاربرد نقشه‌های فرایند را توضیح می‌دهد. اگر مدیر یک سازمان یا بخشی از آن هستید این کتاب به شما کمک می‌کند تا تصویری از مراحل و گردش کارها داشته باشید و اشکالات و نحوه بهبود آن را شناسایی کنید. اگر کارشناس هستید از نحوه انجام کارها و چگونگی تصویر کردن آن آگاه می‌شوید و اگر در زمینه مهندسی مجدد، شش سیگما یا کارت امتیازی متوازن کار می‌کنید، این کتاب نحوه بهبود و شناسایی فرایندها را به صورت گام به گام می‌اموزد و اگر دانشجو هستید این کتاب راهنمای شما برای تجزیه و تحلیل سیستم یا کارسنجی خواهد بود. خواندن این کتاب یک ضرورت برای هر نوع بهبود یا طراحی فعالیت‌های سازمانی است.

کتاب آقای دامیلیو، یک کتاب کلاسیک است که سالهاست توسط دست‌اندکاران و مدیران حوزه‌های بهبود فرایند به عنوان یک مرجع کاربردی استفاده می‌شود. انگیزه ما برای آماده‌سازی این کتاب، کمک به بهبود و توسعه سازمان‌ها و افزایش دانش خوانندگان جویای این مطلب است.

فرض کنید می‌خواهید یک سفر درون کشوری با اتومبیل را برنامه‌ریزی کنید. یکی از اولین چیزهایی که ممکن است بخواهید نقشه‌ای است که به برنامه‌ریزی و راهنمایی سفر شما کمک کند. یک نقشه‌ی دقیق و به روز به شما کمک می‌کند تا مسیرتان را برنامه‌ریزی کنید، موانع و فرصت‌ها را در طول مسیر مشخص کنید، راهی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت فراهم آورید و بتوانید منظورتان را برای دیگران به خوبی توضیح دهید.

این کتاب برای آنهایی که در حال برنامه‌ریزی‌اند و یا می‌خواهند سفر متفاوتی، که همان بهبود مستمر (فرایند) است ، داشته باشند سودمند است. در این سفر، مسیر حرکت شما به جانب مقصد، ترکیبی است از شهرها، جاده‌ها، نواحی، علائم و چیزهایی که نقشه شامل آنها می‌شود. مسیرِ سفرِ بهبودِ شما شامل فرایندهای کاری ای است که سازمان شما برای ایجاد کالاها و خدمات و انتقال آن‌ها به مشتری، چه مشتریان درون سازمان (مثل دیگر قسمت‌ها ، بخش‌ها،‌ کارگاه‌ها و… ) و یا خارج آن (کسی که محصولات و خدمات شما را می‌خرد و یا از آن استفاده می‌کند)، انجام می‌دهد. بنابراین نقشه‌ای که شما برای سفر بهبودتان از آن استفاده می‌کنید، باید بر فرایندهای کاری ای که سازمان شما را تشکیل می‌دهد، متمرکز شود.

همانطوری که شما برای سفرتان از نقشه‌های متفاوتی مثل اطلس ، نقشه‌ایالتی، بین ایالتی، شهر… استفاده می‌کنید این در‌باره‌ی سفر بهبود هم صادق است. این کتاب چگونگی ایجاد و تفسیر سه ابزاری که کار سازمان را نمایان می‌کند، شرح می‌دهد. این سه ابزار عبارتند از:

1- نقشه ارتباطات (relationship Map)،

2-نقشه فرایند بین وظیفه‌ای (Cross-Functional Process Map)،

 3-روندنما (Flowchart).

نقشه ارتباطات، ارتباط “مشتری – تأمین کننده” یا پیوندهایی که بین قسمت‌های مختلف یک سازمان وجود دارد را نشان می‌دهد. اگر چه این نقشه اغلب برای نمایش یک تصویر کلّی، که چگونگی تعاملات وظیفه‌های اصلی کسب و کار را با یکدیگر نشان می‌دهد، مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما شما می‌توانید نقشه ارتباطات را برای هر سطحی از سازمان رسم کنید. نمودار بالایی شکل شماره یک، نقشۀ ارتباط بین وظیفه‌ها، با ورودی‌ها و خروجی‌های فرایند تکمیل سفارش یک سازمان را نشان می‌دهد. جریان فرایند با پیکان بزرگ و سایر فرایندهای کاری با پیکان کوچک نشان داده شده است.

نقشه‌های فرایند بین وظیفه‌ای، نشان می‌دهد که چگونه فرایندهای کاری اصلی یک سازمان، از میان چندین وظیفه عبور می‌کند. این نوع نقشه‌، آن چه را که در درون جعبه سیاه وظایف سازمان می‌گذرد آشکار می‌کند و توالی مراحلی که فرایندهای کاری را تشکیل می‌دهد، و همین‌طور ورودی‌ها و خروجی‌های مربوط به هر مرحله‌ی فرایند را نشان می‌دهد. به این ترتیب شما می‌توانید یک نقشه فرایند بین وظیفه‌ای برای هر سطح از سازمان بکشید. نمودار وسط شکل شماره یک، جزئیات بیشتری از فرایند تکمیل سفارش را نشان می‌دهد. نقشه ارتباطات، معمولا مراحلی که یک فرایند را تشکیل می‌دهد ‌نشـان نمی‌دهد، لیکن ویژگی کلیدی نقشه‌های بین وظیفه‌ای نشان دادن همین مراحل است. در نظر داشته باشید که وظایف نشان داده شده در نقشه ارتباطات، به شکل خانه‌های افقی در نقشه‌ی فرایند بین وظیفه‌ای نمایش داده می‌شوند و در آن مهمترین خانه مربوط به  مشتریان خارجی است.

روندنماها، شاید بهترین ابزار شناخته شده برای نمایش دادن فرایندهای کاری باشند. از روندنما بیشتر از هر ابزار دیگری برای تعریف، مستند کردن و تحلیل فرایند‌ها، به ویژه در جزئی‌ترین سطح – که انجام دادن کار به صورت فردی است، یا ایجاد دستورالعمل‌هایی برای به انجام دادن یک مسئولیت کاری خاص – استفاده شده است. تصویر پایین شکل 1 نشان می‌دهد که چگونه می توان از روندنما برای تشریح مرحلۀ “سفارش‌گیری” استفاده کرد. توجه داشته باشید گرچه این تنها یک مرحله در نقشه فرایند چند وظیفه‌ای است که به وسیله وظیفۀ فروش اجرا می‌شود. روندنما، کارها و تصمیم‌هایی که فروشنده برای گرفتن سفارش مشتری انجام می‌دهد را به تصویر می‌کشد.

شکل 1 – سه نما از یک فرایند

از آنجا که احتمالا اغلب خوانندگان در ترسیم روند‌نما تجربه دارند، تاکید اصلی این کتاب ترسیم نقشه‌های فرایند بین وظیفه‌ای، و نقشه ارتباطات خواهد بود. مراحلی که برای ایجاد این دو نوع نقشه باید انجام شود، همراه مثالها، راهنمائی‌ها و مشکلات نقشه‌برداری و چک لیستی برای کمک به ارزیابی نقشه‌های تکمیل شده ارائه شده است.

  جدول زیر تعداد زیادی از نکات کلیدی هر سه ابزار گفته شده را خلاصه می‌کند.

در ادامه می توانید صفحاتی از کتاب اصول ترسیم فرآیند را مشاهده کنید.

بر روی تصویر کتاب کلیک کنید.