مدیر فروش کارآمد (۱۴): ایجاد روابط کاری خوب در بین بخش‌ها- بخش دوم

یکی از بزرگترین سرمشق‌‌هایی که می‌توانید برای کارشناسان فروش خود ایجاد کنید، نشان دادن اشتیاق شدید به یادگیری، به کنجکاو بودن؛ به سؤال پرسیدن، و شناخت هرچه بیشتر از تجارتتان است.

خبر داغ بهترین راه برای ایجاد گفتگوی معنادار و برقراری ارتباط موثر با سایر بخش‌ها، درک واقعی نقشی است که در سازمان شما دارند.

زمانی که از نحوه عملکرد سایر بخش‌ها آگاهی دارید، نه تنها یک ارتباط برقرار کننده بسیار عالی می‌شوید، بلکه واقعاً ایده خوبی درباره تصویر کلی و محل قرارگیری شما و دپارتمانتان در این زمینه دارید.

برای هر بخش ترجیحاً یک روز وقت بگذارید، تا بفهمید چگونه کار می‌کنند و به چه کاری مشغولند. آن زمان را هدر ندهید! سطح آگاهی خود را بالا ببرید.

نکته برای هر بخش یک دفترچه یادداشت جدا بگذارید و هر کاری که در آنجا انجام دادید را یادداشت کنید.

منظور من این نیست که اگر کسی مرخصی استعلاجی گرفت باید بتوانید وارد بخش IT شوید و آن را اداره کنید، اما باید درک کنید که دنیای IT چگونه است. چه چیزی روتین را به هم می‌زند؟ روزانه چه اختلافات و درگیر‌هایی در آنجا رخ می‌دهد؟

یکی از مزایای جانبی این روزهای تحصن این است که اگر با چارچوب ذهنی مناسب وارد آن شوید احترام زیادی از جانب مدیران همکار خود کسب می‌کنید. اگر واقعاً بخواهید یاد بگیرید، کنجکاو باشید و سخت فکر کنید، متوجه می شوند. در عین حال، اگر فقط در جلسه حاضر می‌شوید، ساعت را چک می‌کنید، با تلفن خود بازی می‌کنید و یا وقت خود را تلف می‌کنید، آنها این را نیز خوب متوجه می‌شوند.

نکته همانطور که با مدیران سایر بخش‌ها دیدار می‌کنید، به آنها پیشنهاد دهید که یک یا چند نفر از آنها به بخش تیم فروش شما سر بزنند. بعد از اینکه بر حال و هوای بخش‌ آنها تأثیر گذاشتید، بیشتر آنها پیشنهاد شما را قبول می‌کنند.

خبر داغ تقریباً بی‌بروبرگرد، سایر بخش‌ها فکر می‌کنند که فروشندگان کاری جز گلف بازی، سرگرم کردن مشتریان و با عجله ترک کردن کاری انجام نمی‌دهند. آنها واقعاً نمی‌دانند افراد شما چه کاری انجام می‌دهند. بگذارید برای اولین بار آن را تجربه کنند؛ به عنوان مهمان از آنها استقبال کنید و با احترام با آنها رفتار کنید.

به این فکر کنید: متصدی فروش شما مشتری را فرامی‌خواند و شخصی از بخش تولید، بازرگانی یا هر بخش دیگری همراه اوست. مقدمه حرف‌های او باید چیزی شبیه به این باشد، “مری، می‌خواهم مایک از بخش تولید را به تو معرفی کنم. همیشه به دنبال راه‌هایی برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود هستیم و فکر می‌کنیم مهم است که هر بخش در شرکت تا حد امکان کسب‌وکار مشتری ما را بشناسد. وقتی مایک به کارش بر می‌گردد، می‌تواند آن را با سایر اعضای تیم خود در میان بگذارد چرا که هر کاری انجام دهند بر کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد و آنها را به فکر روش‌های نوآوری و رشد موفقیت می‌کشاند.” دوستان من قدرتمند هستند.

هشدار مطمئن شوید که افراد همراه درک می‌کنند که آنها مهمان هستند و نقش آنها صرفاً مشاهده است. به آنها پیشنهاد کنید سؤالات خود را نگه دارند تا زمانی که به دفتر کار خود برگردند. و هر جور شده آنها را وادار کنید تا عرف پوششی که به تیم خود اعمال کردید را رعایت کنند.

اکثر مشاغل و سازمان‌های موفق از انواع تیپ‌های شخصیتی تشکیل شده‌اند. در حقیقت، این همان چیزی است که آنها را موفق می‌کند؛ اگر همه فکر یکسان داشته باشند، همان جواب را بدهند و همان عملکرد را داشته باشند، هر کسب وکاری که باشد به سرعت شکست می‌خورد.

یاد آوری نقاط قوت و نقاط ضعف هر یک از اعضای تیم به منظور ایجاد تعادل لازم برای شرکت یا سازمان برای پیشرفت، نوآوری و موفقیت لازم است. اما، در کنار آن، میدان مین اجتناب‌ناپذیر شخصیت‌های مختلف نیز وجود دارد.

اگر در مدیریت تازه کار هستید، بدانید که اگر کسی در کار خود ارتقا یافت دلیلش بر این نیست که همان مهارت‌هایی که شما دارید او نیز از آنها برخوردار است. واقعیت این است که مدیران دیگر احتمالاً مهارت‌هایی دارند که شما ندارید یا در جایی که ضعیف هستید آنها قوی هستند؛ این همان چیزی است که کل تیم مدیریتی را قوی و متنوع می‌سازد.

هشدار اگرچه داشتن مجموعه متنوعی از شخصیت‌ها که یک سازمان را اداره می‌کنند مهم است، منتهی یادتان باشد که بقیه اعضای تیم اطلاعات را پردازش کرده یا براساس مجموعه‌ای کاملاً متفاوت از معیارها تصمیم‌گیری می‌کنند. آنچه برای شما مهم است لزوماً برای آنها مهم نیست و بالعکس.

مهارت‌هایی که از یک شخص فروشنده برتر می‌سازد، احتمالاً برای بخش حسابداری وحشتناک است، و مهارت‌هایی که برای حسابداری عالی لازم است برای بخش فروشندگی ضعیف عمل می‌کند. هر بخش از شرکت از شخصیت‌های مختلفی تشکیل شده است، اما شاید دو بخش کاملاً متضاد، حسابداری و فروش باشند.

خبر داغ شما به افراد در حسابداری نیاز دارید و آنها نیز به شما نیاز دارند، اما در برخی مواقع شما نمی‌توانید بفهمید که آنها چگونه فکر می‌کنند. آنها درباره شما هم همین فکر را می‌کنند!

یک فروشنده و یک حسابدار در حال عبور از خیابان هستند …

برای داشتن تصویری واقعی از نحوه متفاوت عمل کردن بخش‌های فروش و حسابداری، اجازه دهید در مورد فروشنده و حسابداری که در حال عبور خیابان هستند به شما بگویم.

حسابدار به سمت چپ خود نگاه می‌کند، می‌بیند ماشین نیست. سپس به سمت راست خود نگاه می‌کند باز هم خبری نبود. برای اینکه مطمئن شود مجدداً برمی‌گردد تا سمت چپ را دوباره چک کند، در فاصله‌ای که به سمت راست خود نگاه می‌کرد ماشیی از سمت چپ در حال عبور بود. یکبار دیگر، همه جا امن و امان بود. با این ذهنیت که “خب، بهتر است یکبار دیگر سمت راست را چک کنم” بنابراین قبل از اینکه دوباره به سمت راست نگاه کند، منتظر عبور است.

درست مانند قبل هیچ ماشینی از سمت راست نمی‌آید، اما قبل از عبور می‌خواهد برای بار آخر چک کند تا مطمئن شود، تا سر خود را به سمت چپ برگرداند با صدای لاستیک ماشین و بوق زدن و فحاشی دیگران، حواسش پرت شد. حسابدار به روبرو که نگاه می‌کند، فروشنده‌ای را می‌بیند که بدون نگاه کردن به چپ و راست و با چشم پوشی از ترافیک در حال عبور از خیابان است زیرا فکر می‌کرد می‌تواند از پس آن برآید.

خبر داغ اگر زود متوجه شوید که بخش‌های دیگر با همان سیستم ارزشی که انجام می‌دهید، کار نمی‌کنند، حرفه‌ی شما طولانی‌تر، شادتر و کارآمدتر خواهد بود. این بدان معنا نیست که یکی از شما درست است و دیگری اشتباه؛ شما فقط متفاوت هستید. کار شما مربوط به فروش و سود ناخالص است، و اگر چه این محرک‌ها در نهایت موفقیت یا عدم موفقیت یک شرکت را تعیین می‌کنند، اما شما باید این واقعیت را درک کنید که حسابداری، بازرگانی، تولید، ترابری و سایر بخش‌ها هر روز صبح با این دغدغه بیدار نمی‌شوند که باید روی فروش تمرکز کنند.

نکته هرچه بیشتر بتوانید نحوه عملکرد افراد در بخش‌های دیگر را درک کرده و بپذیرید، مدیر بهتری می‌شوید و انتقال این اطلاعات به تیم فروش شما راحت‌تر خواهد بود.

شما در برقراری ارتباط با سایر بخش‌ها تبحر دارید و از نحوه کار، پردازش اطلاعات، تصمیم‌گیری و قضاوت درباره کار آنها مهارت کافی دارید. با این حال، شما هنوز هم اختلاف‌نظر دارید. اوه!

به غریزه خود اعتماد کنید. شما می‌دانید زمان واقعی مبارزه شما کی فرا می‌رسد. زمان آن که فرا رسید حرفه‌ای عمل کرده و روی راه حل تمرکز کنید، نه روی مشکل.

دقیقاً مانند یادگیری برقراری ارتباط با سایر بخش‌ها، کشف نحوه عملکرد آن بخش‌ها، آنچه برای آنها مهم است و درجه‌بندی آنها، درک بهتری از تصویر کلی شرکت به صورت روزمره به شما می‌دهد.

برای مثال، فرض کنید ارباب رجوعی دارید که لحظه‌ی آخری درخواستی دارد و شما ناچارید انجام دهید. افکار شما در مورد جلب رضایت آن مشتری است، اما باید این حقیقت را مد نظر داشته باشید که بخش‌های تولید و ترابری نیز با اضافه کاری، تعداد تولید و معیارهای بهره‌وری سر و کار دارند. لطف اندک شما در بعد از ظهر پنجشنبه می تواند کل ماه آنها را تحت تأثیر قرار دهد.

این بدان معنا نیست که جلب رضایت مشتری برای تمام افراد شرکت مهم نیست، اما اگر این چالش را از نگاه دیگران ‌بینید، نسبت به آنچه که آنها سروکار دارند بسیار حساس‌تر می‌شوید.

خبر داغ وقتی شما کارهایی که بخش‌های دیگر برای حل این مشکل و جلب رضایت مشتری انجام می‌دهند را درک کرده و از آنها قدردانی کنید، به احتمال زیاد افراد در این بخش‌ها بیشتر ترغیب می‌شوند با شما کار کنند.

تماس گرفتن با مدیر ترابری و گفتن اینکه یک بسته سفارشی دارید که باید برای مشتری ارسال شود تفاوت زیادی دارد با اینکه تماس بگیرید و به او بگویید: “می‌دانم که شما همیشه در تلاشید تا سفارشات ما را کارآمدتر کرده و در وقت، سوخت و منابع دیگر صرفه‌جویی می‌کنید، اما من باید به یک مشتری کمک کنم و احتمالاً این امر باعث اضافه کاری شما خواهد شد. چطور می‌توانیم این کار را انجام دهیم؟”

آیا مشکل تغییر کرده است؟ آیا کاری که این بخش باید انجام دهد تغییر کرده است؟ نه، اما نگرش شما و نحوه برخورد شما با این مسئله تأثیر بسزایی در کل جهان دارد!

اگر در شرکت خود بخش بازرگانی دارید، توجه داشته باشید که در مورد فروش آنها مانند شما قضاوت نمی‌شود. برعکس، آنها در مورد تبدیل موجودی کالا و به حداکثر رساندن سرمایه شرکت مورد قضاوت قرار می‌گیرند. اگرچه ممکن است دوست داشته باشید که هر یک از کالاهای موجود را یک سال در دسترس داشته باشند، اما این اتفاق نمی‌افتد. مواقعی پیش می‌آید که شما موجودی مورد نیاز خود را به اتمام رسانده‌اید – در واقع، اگر اینگونه نباشید، شرکت شما موجودی زیادی در انبار خواهد داشت.

یاد آوری هر چقدر بیشتر درک و قدردانی کنید از اینکه چگونه هر یک از اعضای مدیریت در مورد شغل خود قضاوت می‌شوند و چگونه این امر در تصمیم‌گیری روزانه آنها شکل می‌گیرد، بهتر می‌توانید در این میدان پر مین گام بردارید. همچنین به عنوان یکی از اعضای برجسته تیم مدیریت به چشم می‌آیید زیرا تعداد کمی از افراد همشأن شما درک یکسانی از نحوه کار و هماهنگی کل شرکت دارند.

شما در برقراری ارتباط با سایر بخش‌ها تبحر دارید و از نحوه کار، پردازش اطلاعات، تصمیم‌گیری و قضاوت درباره کار آنها مهارت کافی دارید. با این حال، شما هنوز هم اختلاف‌نظر دارید. اوه!

خبر داغ اختلاف‌نظرات پیش می‌آیند. آنها بخشی از کار هستند. اگر همه با هم کنار می‌آمدند، شما شرکت مرده‌ای خواهید داشت که طرز فکر، طرز رفتار و طرز گفتار تمام افرادش یکسان است. اگر اینگونه باشد، احتمالاً قبل از اتمام این فصل قید تجارت را می‌زنید.

یاد آوری مهم است که درک کنید قرار نیست در هر مناقشه‌ای شما پیروز میدان شوید. اگر همیشه پیروز این مناقشات باشید، منفورترین عضو مدیریت خواهید بود. از دیگران رنجیده می‌شوید، مناسبات شما را نادیده می‌گیرند و در کل طرد می‌شوید.

شما باید نبردهای خود را انتخاب کنید. هر ساله فقط در تعدادی از مناقشات پیروز می‌شوید، بنابراین باید از خود بپرسید آیا واقعاً ارزش آن را دارد که یکی از معدود پیروزی‌های خود را کنار بگذارید. آیا این یکی ارزش دارد یا باید اصرار و پافشاری خود را برای مسئله‌ی دیگری نگه دارید؟

مدیری که می‌تواند بدون بدقلقی مخالفت کند، محترم‌تر از کسی است که هر وقت مشکلی پیش آمد از کوره در می‌رود. وقتی حرف‌های همه را تا آخر می‌شنوید و تصمیم می‌گیرید کار را طبق خواسته‌ی دیگری انجام دهید به جای اینکه فکر کنید چگونه باید انجام شود، نشانه‌ی قدرت است نه ضعف.

هر زمان که با مدیر دیگری یا بخش دیگری مشکلی دارید، خواه متوجه شوید یا نه، نماینده کل تیم فروش خود هستید. اختلافات خود را حرفه‌ای نگه دارید و هرگز نگذارید اختلافات شخصی شود.

خبر داغ در بیشتر موارد، اعضای تیم شما درک نمی‌کنند که شما نمی‌توانید در تمام مناقشات برنده شوید. به همین دلیل شما مدیر هستید و آنها نیستند. فروشندگان شما می‌خواهند تا آخرین نفس بابت هر مسئله بجنگید. بخشی از یک مدیر خوب تعادل این دو مورد است – تیم خود را راضی نگه دارید در حالی که بخش‌های دیگر را تحریک نمی‌کنید تا باد تیمتان خالی شود.

نکته اگر دارید روی مشکلی کار می‌کنید که دلیل آن بخش دیگری است، ارزش ندارد وقت خود را صرف تقصیر کار تلف کنید. مشکل را برطرف کنید، از مشتری خود و یا هر کسی که ناراحتی ایجاد کرده است مراقبت کنید، سپس با مدیر آن بخش در میان بگذارید تا از مشکلات آینده جلوگیری کند. مهم نیست که چگونه اتفاق افتاده است، مهم این است که چگونه آن را حل کنید.

هرچه بیشتر از این طریق به مشکلات، اختلافات و مشاجرات نزدیک شوید، بردهای بیشتری در بانک خود خواهید داشت زیرا سایر مدیران به سبک مدیریت شما احترام می‌گذارند.

یاد آوری وقتی با بخش‌های دیگر سر و کار دارید متوجه می‌شوید که صرفاً به این دلیل که یک برنده وجود دارد، به این معنا نیست که باید بازنده‌ای نیز در کار باشد. هرچه بیشتر بتوانید موقعیت‌های برد – برد را پیدا کنید، فراهم کنید و ایجاد کنید، موفقیت بیشتری در برخورد با سایر بخش‌ها و سایر مدیران خواهید داشت.

کنار آمدن با همه دیوانگی به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟ این فقط در فیلم‌ها اتفاق می‌افتد!

من اینجا هستم تا به شما بگویم که این کار شدنی است و شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید. از طرف شما فقط یک تعهد لازم است آن هم فراموش نکردن مواردی که در مورد ارتباطات و هر آنچه در مورد سایر بخش‌ها می‌دانید.

هنگامی که به اعضای تیم مدیریت خود با علم بر نحوه ارزش گذاری، نحوه تفکر و نحوه قضاوت کردن آنها به سراغشان می‌روید از نحوه واکنش آنها به شما متعجب خواهید شد.

گاهی اوقات تعجب می‌کنم که چگونه برخی از افراد با نگرش منفی خود زندگی را پشت سر می‌گذارند. شما آنها را دیده‌اید: از دنیا عصبانی و بداخلاق، اشخاصی که هیچ کس دوست ندارد اطراف آنها باشد. اینگونه نباشید.

نکته اگر فردی شوید که همه می‌خواهند با او کنار بیایند به راحتی می‌توانید با همه کنار بیایید. از این نکات استفاده کنید:

• مشکل گشا باشید، نه عیب جو.
• یک چشمه باشید، نه یک زهکشی.
• مردم را جذب کنید، آنها را دفع نکنید.
• به جای تمرکز روی بدی‌ها، خوبی‌ها را در دیگران پیدا کنید.
• مثبت باشید به جای منفی.
• نقاط قوت دیگران را بشناسید؛ نقاط ضعف آنها را نشان ندهید.
• رهبر باشید نه پیرو.

یاد آوری همانطور که در مسیر پر فراز و نشیب تجارت روزانه فعالیت می‌کنید، درک کنید که با افراد دیگری سر و کار دارید. بخش‌هایی که در مورد آنها صحبت می‌کنم از افراد تشکیل شده‌اند. مدیر فروش حرفه‌ای بودن به این معنی است که با مردم طوری رفتار کنید که انتظار دارید با شما رفتار شود – با وقار و احترام. اگر اینگونه رفتار کنید، نه تنها با همه کنار خواهید آمد، بلکه همه افراد به دنبال راه‌هایی برای کمک به شما خواهند بود، و در نهایت پیروزی‌های بیشتری کسب می‌کنید.