ارزیابی عملکرد کارشناسان فروش (۲)

ارزیابی عملکرد فروش بسیار ارزشمند است. یک روش مناسب می تواند موجب کاهش خطاها و نارضایتی از پرداختها شود، زمان چرخه فروش را کاهش دهد و کارایی تیم فروش را به شکل معنی داری افزایش دهد.

راه رسیدن به یک سیستم مناسب ارزیابی عملکرد فروش دشوار و پر چالش است. لازم است چند هدف و چند ذینفع ناهمگون با هم همسو شوند. منابع انسانی، مالی، انبار، تولید واحدهایی با اهداف متفاوت هستند و مسائل فنی و فناوری اطلاعات باید مشکلاتی نظیر ورودیهای چندگانه و بی کیفی اطلاعات و بکپارچه کردن نرم افزارهای مختلف را حل کنند  و توجه دقیق به روشهای مدیریت پروژه، مربیگری و مشکلات رفتاری بسیار مهم هستند. همه اینها می توانند به شکل معنی داری تاثیر روی موفقیت یا شکست این نوع پروژه ها داشته باشد.

در اینجا به معرفی ده عامل کلیدی موفقیت می پردازیم که به حداکثر کردن احتمال موفقیت سیستم ارزیابی عملکرد فروش شما کمک می کنند.

یک سیستم قوی مدیریت عملکرد فروش به تمامی نیازهای سازمان توجه دارد. برای این که مطمئن شوید که تصویر کاملی از این نیازها دارید لازم است کار را بررسی و تحلیل ذینفعان داخلی شروع کنید. باید متوجه شوید که واقعاً هدف شما از رسیدن به این سیستم چیست؟

توجه به این موارد می تواند راهگشا باشد:

• روان کردن فرآیند فروش
• کاهش پرداختهای اضافی
• تشویق کارشناسان فروش
• ساده کردن مشکلات پرداخت

اولویت بندی این نیازمندیها و در نظرگرفتن  راه حل برای آنها به صورت مرحله ای باید مد نظر شما برای کاهش ریسک شکست سیستم باشد. به عنوان مثال، چند بار و چند راه حل مختلف را مطرح کنید تا نشان داده باشید که در صورت اجرای سیستم پیچیده ترین نیازمندیها نیز پاسخ داده خواهند شد.

باید به خوبی وضع موجود سیستم ارزیابی عملکرد فروش را به خوبی درک کنید. یکی از علامتهایی که نشان میدهد که پروژه به خوبی تعریف نشده یا دامنه آن به خوبی مشخص نشده این است که توسط تامین کنندگان نرم افزار پاسخهایی متفاوت به فهرست نیازمندیها (RFP) داده شود. در این حالت در فهرست نیازمندیها به خوبی مشخص نشده است که حجم کار چقدر است و چه کارهایی باید انجام شود. یک مشاور می تواند  در این مرحله می تواند در تهیه فهرست نیازمندها و دامنه پروژه کمک کند.

یک سیستم بهینه به کاربرانش اجازه می دهد به راحتی طرحهایی تشویقی و قواعد کسب و کار را بدون نیاز به پشتیبانی گرفتن از فناوری اطلاعات، فروشنده نرم افزار و مشاوران بیرونی تغییر دهند. بسته به نرم افزار انتخاب شده ممکن است ایجاد طرحهای جدید پیچیده و وقت گیر باشند. بنابراین، لازم است به این موضوع مهم توجه کنید. توجه به ساده بودن رابط کاربری منجر به روان شدن فرایند تعریف طرحهای تشویقی جدید می شود. حتماً درپیاده سازی و مدیریت پروژه به این موضوع توجه کنید.

خرید نرم افزار فقط بخش کوچکی از هزینه های استقرار هستند. هنگام ارزیابی یک سیستم ، حتماً به حق الزحمه های کارشناسان برای استقرار سیستم، هزینه آموزش، سخت افزار و زیر ساخت و به همان اندازه به هزینه های ارتقای سیستم هم توجه کنید.

شرکتهای مشاور یا نرم افزاری برای اعمال تغییرات در سیستم هزینه های هنگفتی تقاضا می کنند.

نیازهای کسب و کار در طول زمان تغییر می کنند. همراه با رشد کسب و کار، کانالهای فروش جدیدی اضافه می شوند، از فناوریهای جدید استفاده می شود. فرایندها و گردشکارها پیچیده می شوند، بنابراین باید سیستمی را برای ارزیابی عملکرد فروش انتخاب کنید که علاوه متناسب بودن با نیازهای امروز آنقدر انعطاف پذیر باشد که بتواند با نیازهای فردای شرکت شما هم سازگار باشد. به این معنی که بتواند هم از فرایندهای فروش جدید پشتیبانی کند و هم در مقابل افزایش حجم داده ها کارایی خود را نشان دهد. سرعت و عملکرد سیستم هم در این شرایط بسیار مهم است. امکانهای تحلیلی، مدلسازی و گزارشدهی نیز برای نیازهای امروز و آینده بسیار مهم است.

پرداختهای تشویقی نیاز به اطمینان از صحت اطلاعات دارند. بهترین طرحهای تشویقی و فرایندهای آنها ممکن است غیر قابل استفاده و گمراه کننده باشند اگر داده های آنها دارای صحت، قابل اعتماد و هم نوا نباشد. قبل از استقرار مطمئن شوید که منابع و زمان لازم را برای سرمایه گذاری بر کیفیت و صحت اطلاعات تامین کرده باشید. حتماٌ باید اطلاعات تراکنشی صحیح ثبت شده باشد.

یک مدیر پروژه خوب برای موفقیت اجرای سیستم ارزیابی عملکرد فروش حیاتی است. لازم است از طرف شرکت یا مشاور همکار هم یک مدیر پروژه قوی معرفی شود. این کار باعث می ود اجرای فعالیتهای غلط که موجب افزایش هزینه پروژه می شود به حداقل برسد. مدیر پروژه داخلی باید ارتباطات خوبی ایجاد کند و مهارتهای بین فردی اش قوی باشد.  او باید به خوبی بتواند زمانبندی، منابع و پیشرفت مناسب پروژه را کنترل کند. همه این کارها باعث می شود که پروژه دز زمان مشخص و با بودجه مصوبش خاتمه یابد.

مربیگری در طول اجرای سیستم ارزیابی عملکرد کارشناسان فروش بسیار مهم است. براساس تحقیقات، شرکتهایی که برای بهبود عملکرد کارشناسان فروش از خود از مربیگری استفاده کرده اند ۲۰% بهتر بهتر از سایر شرکتها به اهداف فروش خود دست یافته اند. متاسفانه بسیاری از مدیران فروش قاقد این مهارت بسیار مهم یعنی مربیگری هستند. برای موفق شدن سیستم ارزیابی عملکرد فروش لازم است مدیران مرتبط با فروش مهارتهای مربیگری را به خوبی بیاموزند و به کمک بستری که این سیستم بوجود می آورد گام به گام عملکرد کارشناسان فروش را بهبود دهند.

گزارشهای قوی منجر به بهبود عملکرد شدید  می شود. بر اساس گزارش شرکت مشهور گارتنر نرم افزارهای ارزیابی عملکرد فروش از کلان داده ها و ابزارهای گرافیکی برای بهبود کنترل، تحلیل و بهبود عملیات فروش خود استفاده می کنند.

نشان دادن جزئیات محاسبه پرداختهای تشویقی موجب انگیزه کارشناسان فروش می شود. اطلاعات همزمان در مرود گزارشهای سطح دسترسی به هدفها در هر لحظه نشان می دهد که کارشناسان نسبت به هدف چقدر فاصله دارند. داشبوردها هم برای مدیران مفید هستند و هم برای کارشناسان تا متوجه سطح عملکرد خود باشند.

آموزش باید قبل از شروع فرایند پیاده سازی سیستم ارزیابی عملکرد فروش آغاز شود. این کار باید بعد از مرحله تعیین نیازمندیها آغاز شود اما باید قبل از مرحله ارزیابی پذیرش توسط کاربران انجام شود و حتماً باید قبل از اجرای کامل سیستم آموزشها کامل شده باشد.

حتماً باید کارشناسان فروش از نحوه عمل سیستم ارزیابی عملکرد کارشناسان فروش آگاه باشند و کار با آن را بلد باشند. باید حتی در حینآموزش مطمئن شد که سیستم کارایی لازم را دارد. همین طور پس از استقرار سیستم هم شما باید مطمئن باشدی که آموزش به صورت مستمر ادامه دارد. همچنین باید مطمئن شوید که کاربران به خوبی از آموزشها استفاده می کنند.

توجه به این ده عامل کلیدی موفقیت، احتمال اجرای موفق سیستم ارزیابی عملکرد کارشناسان فروش را به شدت بالا می برد.